Как написать коммерческое предложение: 4 простых шага
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как написать коммерческое предложение: 4 простых шага». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Самая распространённая ошибка, с которой я встречался, читая ответ на этот вопрос в КП — разбить работу на этапы, посчитать стоимость каждого из этапов и предоставить клиенту сводную таблицу, где не указана сумма работ. Мол, считайте на здоровье, дорогой клиент! Поэтому желательно не забывать сначала называть итоговую цифру, а затем уже её детализировать, если клиенту это интересно.
Вторая по популярности ошибка — не указать порядок оплаты. Какой размер предоплаты? Каким способом исполнитель хочет получить деньги? Вот про это почему-то зачастую забывают, видимо, считая, что это не такой важный момент. А он важный.
Также следует обратить внимание на такой сценарий, когда можно точно оценить первый этап работы, а остальные будут зависеть от его результатов. Здесь следует назвать стоимость первого этапа, а затем перечислить следующие этапы и назвать по ним минимальные цены, заранее предупредив о том, что максимальные не известны даже таким профессионалам, как мы.
Типы коммерческих предложений
Написать письмо можно разными способами, но не каждое письмо будет эффективно:
- Описание компании и её достижения. Письмо в котором будет описано, что вы самые лучшие. Не повысит ваш уровень. Партнёр не будет читать это. Скорее посчитает ваше описание хвастовством. Сократите рассказ до минимума и добавьте к описаниям аргументов.
- Описание услуг и продукции. Написать всё о своём продукте хорошее решение. Но без упоминания выгоды, мало эффективно.
- Описание пользы клиенту. Основным акцентом всего текста является выгода для клиента, с доказательствами. Это верный вид КП, так как в нём человек чувствует заботу о нём. Ему будет приятно читать такое письмо.
Назначение сопроводительного письма к коммерческому предложению
Под сопроводительным письмом понимается краткое приложение к основному документу. В данной бумаге сжато описывается предложение о сотрудничестве. Письмо следует составлять в тех обстоятельствах, когда само коммерческое предложение содержит много информации.
К основным целям рассматриваемого документа можно отнести следующее:
- очищение основного текста коммерческого предложения (далее – КП) от ненужной информации – от приветствий и общих сведений о компании;
- краткое описание информации, отраженной в основном предложении. Предполагается, что это должно стимулировать заинтересованность оппонента в предлагаемом сотрудничестве;
Также бизнесмены нередко прикладывают к сопроводительным письмам следующие документы:
- каталоги имеющихся товаров;
- прайс с расценками на предоставляемые услуги или продукцию;
- периодичность мероприятий, проводимых компанией, которые предположительно могут быть интересны или выгодны для адресата КП.
Особую важность письмо представляет для тех организаций, которые действуют по принципу «холодных продаж».
Практика демонстрирует, что крайне малое количество адресатов читают КП. Зачастую подобные документы просто теряются в рассылках общего информационного характера. Сопроводительное письмо, в свою очередь, вызывает у адресата интерес, поскольку в отечественной практике не так распространено, как в Европе.
Также неуместно отказываться от направления оппоненту рассматриваемого письма, если договоренность между сторонами относительно КП была достигнута в ходе устных обсуждений (телефонных или при личной встрече). Необходимо понимать, что информация, предоставленная устно, может легко забыться заказчиком из-за обилия сведений. Письмо является же является документальным подтверждением договоренности.
Эксперт: Сопроводительное письмо к коммерческому предложению с просьбой о сотрудничестве образец
У многих бизнесменов и даже менеджеров крупных компаний возникает проблема с тем, чтобы правильно написать предложение о сотрудничестве. Либо они не представляют, как взяться за эту задачу, либо допускают грубые ошибки и потом расстраиваются, когда партнерство не сложилось. Пришла пора разобраться, как грамотно и результативно написать предложение о сотрудничестве блогеру, медийной персоне и т. п., каковы правила составления подобных текстов и как выигрышно преподносить себя и свою фирму.
Мало просто послать письмо: его прочтение нужно обеспечить рядом действий. Если их нет, невелик шанс, что с КП ознакомятся. В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д. В итоге у нас получается простая последовательность.
В письме с отказом важно показать уважение к собеседнику — его предложение было достойным, он потратил время на обсуждение деталей, пусть и не увенчавшееся заключением договора, и ожидает от вас решения, пусть даже отрицательного.
Отказ оформляется на фирменном бланке компании в электронном или бумажном виде, в зависимости от ситуации. Стандарты делового общения требуют, чтобы обозначенная тема письма была нейтральной, без негатива — подойдут фразы «Ответ на ваше предложение», «О сотрудничестве», «О проведении работ». Выбирайте ту тему, которую адресат использовал в своем письме. Использовать для электронных писем автоматические темы ответа, например, «RE: Коммерческое предложение», нежелательно, чтобы не возникало ощущения невнимания к адресату.
Ничего нового в обращении к собеседнику для такого рода писем нет — желательно использовать имя отчество, если они вам известны, с добавлением слова «Уважаемый». В конце обращения ставится восклицательный знак или запятая, в зависимости от принятых в вашей компании стандартов оформления писем. Еще один важный элемент письменного отказа — ссылка на предложение, которое поступило к вам и на которое, собственно, вы и отвечаете отказом. Ссылку лучше вставлять в начало письма, сразу после обращения — «В ответ на ваш запрос от 6.08.12. », «На коммерческое предложение от 9 мая. ».
Обязательно нужно выразить сожаление по поводу отказа. Если к письму с коммерческим предложением были приложены документы или информационные материалы, укажите, что вы их получили и ознакомились с ними — например, «Благодарим вас за подробную презентацию, наши специалисты ознакомились с предоставленной информацией, но, к сожалению, мы вынуждены отказаться от ваших услуг». Не забудьте указать причину отказа, если вы уполномочены это сделать — например, если коммерческое предложение не соответствует условиям тендера. Выбор более выгодного предложения в качестве причины отказа традиционно не озвучивается.
Суть такой рассылки — спровоцировать отклик. Если человек напишет «Да», то делайте следующий шаг и присылайте ему коммерческое. Он ответил один раз «да» и следующее «да» написать легче.
Я — руководитель студии «Сила слова». Пишем рекламные тексты, статьи, коммерческие предложения. Готовы поработать с вами на субподряде.
Не знаю, заинтересую вас или нет. Но если вы захотите взглянуть на наши работы, то я пришлю коммерческое и портфолио.
Понравится — прекрасно, нет — тоже хорошо. Просто я пойду дальше своей дорогой, а вы — своей!
С уважением, Маруся Климова
P.S. Если вы заинтересовались нашими услугами, просто напишите «ДА» в ответ на это письмо.
В какие дни лучше отправлять? Во вторник, среду и четверг. Понедельник у всех насыщенный день, и ваше письмо могут пропустить в потоке информации. Пятница — это маленькая суббота, и людям просто не до писем и переговоров. Поэтому подготовьтесь заранее и сделайте рассылку в эти три дня.
Три месяца бухгалтерского, кадрового учета и юридического сопровождения БЕСПЛАТНО. Торопитесь оставить заявку, предложение ограничено.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению: образец и советы по составлению
Шрифт
A
A
Зачем нужно составлять сопроводительное письмо к коммерческому предложению? Его основная задача — вызвать интерес адресата к самому предложению. В противном случае существует высокий риск того, что высланное письмо останется непрочитанным и окажется в мусорной корзине.
Существует ошибочное мнение, что длинные коммерческие предложения (КП) не читают, их сразу выбрасывают. Такой вывод сделан на основании того, что рассылка писем по «холодным» контактам практически не приводит клиентов. Но только почему в этом случае виноват именно материал, который изложен в самом предложении?
Чтобы продать услугу или товар, особенно если они недешевые, нужно провести тщательную предпродажную подготовку, в которую входит:
- составление портрета клиента;
- изучение деятельности потенциальных клиентов;
- грамотное составление КП, которые должны быть индивидуальны;
- правильная рассылка писем (предварительный звонок, проведенные переговоры и т.п.);
- правильно составленное сопроводительное письмо.
Мало просто послать письмо: его прочтение нужно обеспечить рядом действий. Если их нет, невелик шанс, что с КП ознакомятся.
Если предварительная работа проведена грамотно, то читают не только короткие, но и длинные КП при условии, что длина текста оправдана, а не раздута за счет ненужного описания самой фирмы или всем известных фактов.
Когда и каким образом отправляется?
Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.
Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.
Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:
- Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
- Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
- Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
- Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
- Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.
Говорит Генеральный Директор
Александр Мокеев, Директор нижегородского филиала компании TNTExpress в России
Настоятельно рекомендую именно адресные коммерческие предложения – учитывая конкретные особенности предприятия клиента. В том числе учитывайте информацию об его деятельности, размер кампании и пр. Важно составлять коммерческое предложение таким образом, чтобы получатель мог в нем достаточно легко ориентироваться. Поэтому следует разделить текст по блокам с заголовком, отражающим суть этого фрагмента. При отправке коммерческого предложения в теле электронного письма, следует сообщать только ключевые сведения, которые сопровождаются ссылками на корпоративный сайт для знакомства с более подробной информацией о предложенной услуге либо товаре. Последняя важная рекомендация – коммерческое предложение всегда стоит отправлять с бланком первого заказа. Такой вариант будет стимулировать получателя на оформление договора. Также прикрепите к письму договор – признак добропорядочности и прозрачности вашей работы.
Когда и каким образом отправляется?
Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.
Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.
Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:
- Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
- Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
- Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
- Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
- Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.
Функции сопроводительного письма и прилагаемого документа
Сопроводительное письмо — это, по сути, продающий текст, который продает документ (резюме или КП). Продает не за деньги, а за внимание человека по ту сторону монитора.
В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д. В итоге у нас получается простая последовательность.
Связка сопроводительного письма и документа
Если проваливается хотя бы один из элементов, то страдает вся система. Это нужно понимать. Не заинтересовало сопроводительное письмо — документ либо не смотрят, либо смотрят поверхностно. Не заинтересовал (или не посмотрели) сам документ — не будет следующего этапа.
Многие допускают ошибку. Они делают классное КП или резюме, но не придают значения сопроводительному письму. В результате документ летит в урну и распространяется ошибочное мнение, что коммерческие предложения или резюме не работают.
Как написать и оформить письмо
Единых стандартов нет, поскольку корреспонденция предполагает индивидуальный подход к коллегам. В нем необходимо продемонстрировать серьезность и надежность компании как партнера. Начинайте с простого оформления. Для солидности напишите текст на официальном бланке фирмы, в котором размещены стандартные реквизиты и контактные сведения. Если оформить послание на листе А4, ошибки не произойдет, но деловой имидж несколько ухудшится в глазах клиентов.
Составляют деловую корреспонденцию по следующей схеме:
Есть определенные требования и для текста. Главное — лаконичность и информативность. Длинные письма в бизнесе не приняты. У предпринимателей нет времени читать послания более 15–30 минут. Уместите информацию в нескольких небольших абзацах, пишите крупным шрифтом. Если есть важные данные или показатели, покажите их в виде таблицы или списка.
Вот пошаговая инструкция, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве по правилам:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое оферта, как ее сделать или отозвать. Используйте эти инструкции бесплатно.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Зачем нужно составлять сопроводительное письмо к коммерческому предложению? Его основная задача — вызвать интерес адресата к самому предложению. В противном случае существует высокий риск того, что высланное письмо останется непрочитанным и окажется в мусорной корзине.
И вот, Вы готовы отправить его рекрутеру или потенциальному клиенту. Но Вас не покидает мысль, что чего-то не хватает. Нужно еще написать сопроводительное письмо, хотя бы в пару строк текста, чтобы с прикрепленным документом ознакомились.
Вы бы хотели сотрудничать с нами? Позвоните по номеру телефона: (456) 708-89-90 Благодарим за оказанное внимание, ОАО «Шаровары» Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – структура и пример-шаблон Если вы работаете с холодным кругом клиентов, то наверняка рассылаете им своё коммерческое предложение.
У любого текста есть своя задача. У сопроводительного письма — напомнить будущему клиенту о разговоре или написать так, что он захочет прочитать текст. У него нет времени вспоминать и догадываться. Его нужно мягко подтолкнуть к решению, а не просто написать — «Ознакомьтесь с нашим коммерческим предложением во вложении». Сопроводительное письмо бывают двух видов: для «холодного» коммерческое предложения и «теплого».
Необходимо заранее выяснить, кто получит ваше предложение: рядовой работник, секретарь, менеджер, начальник отдела. К каждому из них нужен свой подход.
Регистрировать предложение о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно. Как «заставить» сотрудничать Конечно, «заставить» — не подразумевает оказывать физическое воздействие на лицо, принимающее решение о сотрудничестве.
Как правильно составить
Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:
- презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера;
- фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость;
- обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели;
- автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки;
- текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные приемущества перед конкурентами;
- после основной части текста перечисляются приложения;
- заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.
как правильно написать сопроводительное письмо к документам.
Примечания к составлению коммерческого предложения
Для того, чтобы написать по-настоящему эффективное коммерческое предложение, нужно отодвинуть подальше любые шаблоны, чтобы они не сбивали Вас с толку. В первую очередь потому, что многие Ваши конкуренты тоже пишут КП по этим же шаблонам.
По-настоящему эффективное коммерческое предложение требует индивидуального подхода!
Далее, начните писать КП, следуя приведенной выше структуре и алгоритму. Не забывайте, что оффер — это «сердце» любого коммерческого предложения. В нем должна предлагаться какая-то выгода за счет продаваемых Вами товаров или услуг.
Не забывайте про приемы убеждения: отзывы, гарантии, наглядные изображения, факты.
И, главное, помните про призыв и возможность на него откликнуться.
Я уверен, что эта информация поможет Вам написать по-настоящему продающее коммерческое предложение!
Искренне Ваш, Даниил Шардаков.